Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, có những lưu ý gì khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện và một quy trình thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra như thế nào? Cùng CBM Branding tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một đơn vị hay công ty đứng ra chịu trách nhiệm thực hiện sự kiện đó. Công ty này cần phải có trách nhiệm lên ý tưởng, kế hoạch và theo sát trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Thông qua đó, dịch vụ tổ chức sự kiện có thể đảm bảo truyền tải tới khách mời tham gia những thông điệp ý nghĩa của sự kiện đó.

2. Những ai cần sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện?

2.1. Có phải chỉ doanh nghiệp lớn mới cần thuê đối tác tổ chức sự kiện?

Dịch vụ tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp có thể tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp và phù hợp với từng tính chất của sự kiện. Đặc biệt, dịch vụ tổ chức sự kiện đặc biệt cần thiết đối với:

  • Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhưng hầu hết các nhân sự đều chưa có kỹ năng về tổ chức sự kiện
  • Doanh nghiệp không có thời gian xây dựng chi tiết tất cả các khâu tổ chức sự kiện
  • Doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện có tính chất khác biệt so với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp

2.2. 04 lý do khiến doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện

04 lý do khiến doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện
04 lý do khiến doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện

2.2.1. Chi phí phát sinh

Theo thống kê trong ngành tổ chức sự kiện thì chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện sẽ phát sinh 30% so với kế hoạch. Lý do bởi doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong kiểm soát chi phí cho mỗi sự kiện. Hơn thế nữa, chi phí sử dụng các dịch vụ nhỏ lẻ như MC, sân khấu, ánh sáng, loa đài sẽ đắt đỏ hơn so với gói dịch vụ đã được trợ giá với các trung tâm tổ chức.

2.2.2. Mất thời gian để lên kế hoạch

Mặc dù các quy trình kịch bản có sẵn trên mạng nhưng để triển khai vào thực tế sẽ cần có sự thay đổi lớn để phù hợp. Đặc biệt, khi mà một doanh nghiệp chưa có kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện thì chắc chắn là một vấn đề hết sức khó khăn.

2.2.3. Rủi ro khi tổ chức sự kiện

Có vô vàn rủi ro có thể xuất hiện xung quanh một sự kiện. Vậy nên việc quản lý rủi ro có lẽ luôn được ưu tiên hàng đầu. Thế nhưng, do đặc thù của ngành tổ chức sự kiện, nên có thể có một số rủi ro các doanh nghiệp kinh doanh thông thương sẽ khó có thể lường trước. Vậy nên, tỷ lệ xảy ra rủi ro là vô cùng cao.

2.2.4. Sự kiện tổ chức không đúng tính chất

Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Do vậy, yêu cầu khi tổ chức cũng có những quy định riêng. Đối với đa số doanh nghiệp không có chuyên môn về tổ chức sự kiện sẽ rất dễ gặp phải tình trạng việc tổ chức sự kiện không đúng với tính chất vốn có của sự kiện. Điều này sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

3. Quy trình triển khai dịch vụ tổ chức sự kiện tại CBM Branding

Dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện của CBM Branding
Dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện của CBM Branding

3.1. Nghiên cứu để xác định thông tin sự kiện

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding và đối tác.

Xác định thông tin sự kiện rất quan trọng bởi nó quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng. Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức chương trình là CBM Branding sẽ cùng doanh nghiệp trao đổi thông tin để phải nắm rõ nhu cầu

  • Loại hình, quy mô sự kiện như thế nào?
  • Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?
  • Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu?
  • Thời gian, địa điểm, ngân sách tổ chức sự kiện được quy định như thế nào?

3.2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding và đối tác.

Ý tưởng sự kiện chính là linh hồn của sự kiện. Một sự kiện thường sẽ tuân theo một concept chủ đạo từ việc lên ý tưởng, thiết kế các ấn phẩm, truyền thông sự kiện,…

Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
Xây dựng ý tưởng tổ chức sẽ quyết định sự thành công của sự kiện

3.3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

Thời gian thực hiện: 2-3 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding

Kịch bản cũng là một yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ. Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý linh hoạt.

Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mục đích, tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau: kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt sản phẩm, kịch bản tổ chức tri ân khách hàng, kịch bản tất niên… nên cần linh hoạt tạo điểm nhấn cho sự kiện đồng thời triển khai công việc theo kế hoạch hiệu quả. Sau khi có kịch bản, CBM Branding sẽ cùng đối tác kiểm tra lại và điều chỉnh nếu cần.

3.4. Lập bảng phân chia nhân sự

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding và đối tác.

Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả cần có bảng phân công công việc cụ thể với nhân sự phù hợp. Đồng thời, thiết lập những quy định rõ ràng, yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công nghiêm túc, trách nhiệm của mình. 

Việc lập bảng phân chia nhân sự giúp cho cả CBM Branding và đối tác có thể nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động của toàn bộ nhân sự trong suốt quá trình triển khai và tổ chức sự kiện.

3.5. Dàn dựng sự kiện trước khi diễn ra

Thời gian thực hiện: 01-02 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding và đối tác.

Dàn dựng sự kiện trước khi diễn ra D-Day
Dàn dựng sự kiện trước D-Day

Trước khi tổ chức khoảng 1-2 ngày tùy theo quy mô của sự kiện, công tác dàn dựng sự kiện sẽ được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Trong khoảng thời gian này, CBM Branding sẽ xây dựng sẵn một bảng tổng hợp (checklist) những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

Dựa theo kịch bản tổ chức chương trình đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai sót. Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết bởi mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau:

  • Dàn dựng sân khấu, setup âm thanh, ánh sáng
  • Tổng duyệt MC, chương trình văn nghệ
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Gửi thiệp mời đến khách mời
  • Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

3.6. Tiến hành tổ chức sự kiện và kết thúc sự kiện (D-Day)

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding và đối tác.

Các bước tiến hành trong khi diễn ra sự kiện
Các bước tiến hành trong khi diễn ra sự kiện

Khi sự kiện diễn ra, CBM Branding sẽ điều phối và triển khai các hoạt động dựa trên kịch bản có sẵn đồng thời tiến hành:

  • Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
  • Khai mạc sự kiện
  • Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
  • Tổ chức phục vụ ăn uống (nếu có)
  • Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshow, bốc thăm trúng thưởng….

Trong quá trình tiến hành sự kiện CBM Branding sẽ xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra. Điều này nhằm đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công gây ấn tượng với khách mời.

3.7. Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm

Thời gian thực hiện: 02 ngày làm việc.

Nhân sự thực hiện: CBM Branding và đối tác.

Khi sự kiện kết thúc, CBM Branding sẽ chuẩn bị phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Qua đó, xem xét và tổng kết lại những phản hồi của khách hàng để nắm bắt được những thành công và hạn chế của sự kiện. Từ đó đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra cho sự kiện hay không và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

Quyết toán các chi phí chính và chi phí phát sinh
CBM Branding sẽ tổng hợp các loại chi phí sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi chương trình kết thúc và khách mời đã ra về hết, đội ngũ nhân sự của CBM Branding sẽ được phân công tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm. Đồng thời, khi kết thúc sự kiện, CBM Branding sẽ thực hiện tính toán và tổng hợp chi phí. Chúng tôi sẽ thực hiện quyết toán đối với các đối tác, nhà cung cấp liên quan, chi phí phát sinh, công tác phí cho nhân sự hỗ trợ sự kiện.

4. Tại sao nên sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của CBM Branding?

CBM Branding cam kết mang lại:

  • Giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp
  • Quy trình thực hiện rõ ràng, chuyên nghiệp
  • Sự kiện tích hợp nhiều hoạt động thú vị, tăng tương tác
  • Đội ngũ thực thi giàu kinh nghiệm
  • Tương tác và phản hồi liên tục với đối tác
  • Áp dụng quy trình quản lý dự án hiện đại
  • Đảm bảo đúng tiến độ
  • Tối ưu trải nghiệm của khách hàng đối với thương hiệu

5. Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của CBM Branding

5.1. Dịch vụ tổ chức sự kiện tại CBM Branding có những gói dịch vụ đi kèm hay không?

Ngoài dịch vụ chính là hoạt động tổ chức các hoạt động chính trong sự kiện, CBM Branding có tích hợp thêm các gói dịch vụ đi kèm có thể kể đến như: 

  • Cho thuê các thiết bị âm thanh ánh sáng, màn hình led, các thiết bị trình chiếu, cho thuê nhà giàn, thiết bị dịch đa ngôn ngữ..
  • Cung cấp nhân sự chuyên nghiệp : MC, Ca sĩ, Ban nhạc, PG-PB, đội múa lân rồng…
  • Thiết kế và in ấn backdrop, hashtag,…

Tất cả các dịch vụ đi kèm này đều được trợ giá và đảm bảo mang đến chất lượng cao nhất.

Dịch vụ đi kèm tổ chức sự kiện - CBM Branding
Dịch vụ đi kèm tổ chức sự kiện – CBM Branding

5.2. Nên lựa chọn các gói dịch vụ tổ chức sự kiện như thế nào để tối ưu chi phí?

Thông thường, tại tất cả các trung tâm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện đều sẽ cung cấp các gói dịch vụ đi kèm và dịch vụ trọn gói đối với dịch vụ này. Tùy vào mục đích và quy mô của từng sự kiện, doanh nghiệp có thể tự tính toán và lựa chọn cho mình gói dịch vụ phù hợp.

Theo sự tính toán và tư vấn của CBM Branding, để tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư vào dịch vụ tổ chức sự kiện, doanh nghiệp nên lựa chọn các dịch vụ trọn gói để đảm bảo nhận được các ưu đãi hoặc trợ giá tối ưu. 

5.3. CBM Branding có dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện không?

Có! Dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện là dịch vụ cung cấp cho khách hàng các giải pháp và lời khuyên về các khâu chuẩn bị và thực hiện sự kiện. Các dịch vụ này có thể bao gồm:

  • Tư vấn xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách và các yếu tố khác của sự kiện.
  • Tư vấn lựa chọn nhà cung cấp các dịch vụ liên quan như âm thanh, ánh sáng, trang trí, ẩm thực, quà tặng, MC, ca sĩ, diễn viên, vũ công…
  • Tư vấn thiết kế logo, banner, poster, backdrop, standee, brochure, video clip và các sản phẩm truyền thông khác cho sự kiện.
  • Tư vấn lập kế hoạch chi tiết và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong ban tổ chức.
  • Tư vấn giám sát và điều phối các hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện.
  • Tư vấn đánh giá hiệu quả và báo cáo kết quả sau khi kết thúc sự kiện.

Các dịch vụ này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả của sự kiện.

5.4. CBM Branding có hỗ trợ quảng bá, truyền thông sự kiện trong quá trình tổ chức không?

Tùy theo nhu cầu và gói dịch vụ mà khách hàng lựa chọn, CBM Branding có thể hỗ trợ truyền thông cho sự kiện của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo mức độ phủ sóng và đảm bảo tiếp cận đến đúng đối tượng tham dự sự kiện, khách hàng nên chủ động trong hoạt động truyền thông sự kiện dựa trên sự cố vấn của CBM Branding.

5.5. Chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện tại CBM Branding là bao nhiêu?

Hiện nay, CBM Branding có các gói dịch vụ riêng cho từng nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Tùy thuộc vào một số yếu tố:

  • Quy mô của sự kiện: sự kiện nội bộ, sự kiện đối tác, sự kiện lớn…
  • Yêu cầu của sự kiện: sự kiện có sự xuất hiện của KOC, KOL,…
  • Thời gian diễn ra: dịp lễ lớn, dịp lễ của tổ chức, ngày thường…
  • Tùy theo các gói dịch vụ: chỉ bao gồm dịch vụ tổ chức hay bao gồm các dịch vụ đi kèm, gói cao cấp…

LIÊN HỆ NGAY với CBM Branding để nhận báo giá chính xác nhất đối với doanh nghiệp của bạn!