Sự kiện thực tế ảo là gì? Tại sao Virtual Event lại lên ngôi thời Covid-19?

Sự kiện thực tế ảo là gì? Tại sao Virtual Event lại lên ngôi thời Covid-19?

2021 chứng kiến sự chuyển đổi số của hàng loạt các ngành nghề và sự kiện cũng không phải là ngoại lệ. Virtual event (sự kiện thực tế ảo) ngày càng cho thấy những ưu thế vượt trội và trở nên phổ biến. Cùng CBM Branding tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Sự kiện thực tế ảo là gì?

Sự kiện thực tế ảo (tiếng Anh là Virtual Event) là bất kỳ sự kiện hay cuộc gặp gỡ nào được tổ chức diễn ra trên nền tảng trực tuyến thay vì một địa điểm trong thực tế.

Sự kiện ảo được ghi hình trên màn hình xanh truyền thống. Tuy nhiên điểm đặc biệt của loại hình này nằm ở chỗ được thêm các hiệu ứng sân khấu VR/AR/XR, tường tương tác và sàn LED với độ phân giải cao. Chính vì thế, việc người thuyết trình chuyển động trên background ảo sẽ vô cùng chân thật, không chênh lệch nhiều so với sử dụng các background vật lý truyền thống.

Virtual Event
Sự kiện thực tế ảo Virtual Event

Bên cạnh đó, khán giả cũng có thể dễ dàng tương tác với người thuyết trình trong suốt thời gian theo dõi chương trình theo thời gian thực. Nền tảng cho phép trình chiếu mọi nội dung lên màn hình LED ảo – bao gồm cả cuộc gọi hoặc phát trực tiếp. Vì thế, tính tương tác của sự kiện được đẩy lên đến mức tối đa. Bất kỳ người theo dõi nào cũng có thể trực tiếp đặt câu hỏi. Người thuyết trình có thể ngay lập tức giải đáp và quá trình đó được theo dõi bởi toàn bộ người tham gia theo dõi.

Virtual Event là sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/nguồn hình ảnh/video… Nó bao gồm hai hình thức:

  • Kết hợp giữa ghi hình phát live, xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội (Live 70%, Recorded 30%)
  • Ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%)

2. Tại sao Virtual Event lại lên ngôi thời Covid-19?

2.1. Giãn cách xã hội làm giảm hoạt động tổ chức sự kiện offline

Trước thực tế khó khăn của dịch bệnh Covid-19, các doanh nghiệp và đơn vị nếu không muốn các hoạt động kinh doanh bị đình trệ thì cần ngay lập tức chuẩn bị cho những chuyển đổi số. Cần linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng, hạn chế tập trung đông người.

Virtual Event
Virtual Event làm giảm nguy cơ tiếp xúc trực tiếp

Giải pháp không thể tốt hơn chính là Virtual Event. Nó có ưu điểm vượt trội là tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng. Đồng thời còn có tiềm năng đem lại những phản hồi trực tiếp từ tệp khách hàng của doanh nghiệp mà trước đây khó có thể tiếp cận và thu thập được thông tin.

Xem thêm: 05 xu hướng truyền thông 4.0 không thể bỏ qua.

2.2. Giảm chi phí, tăng hiệu quả

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ không cần phải lo lắng về chi phí rất lớn cho cơ sở vật chất của những sự kiện thực. Đó là chi phí về sân khấu, âm thanh, ánh sáng, các ấn phẩm truyền thông,… Hay thậm chí cả chi phí đón tiếp, tặng quà khác tại sự kiện… Những người tham dự cũng hoàn toàn tiết kiệm được chi phí di chuyển. Họ đảm bảo được sự an toàn, sức khỏe cho chính bản thân trong mùa dịch. Hơn nữa, họ có thể tham gia sự kiện một cách dễ dàng ở bất cứ không gian nào.

2.3. Mở rộng đối tượng tiếp cận

Với Virtual Event, sự kiện có thể được bắt đầu với các khán giả phân tán rộng khắp và toàn cầu với một tốc độ nhanh chưa từng thấy. Khán giả có thể là những đối tượng mà doanh nghiệp thậm chí chưa tính tới. Đây là cơ hội đem lại một tệp khách hàng mới cho doanh nghiệp. Nó cũng là cơ hội quý giá hơn bao giờ hết để giới thiệu sản phẩm, thay đổi chiến lược bán hàng, xây dựng kế hoạch cho những khủng hoảng trong truyền thông.

Xu thế sự kiện ảo
Sự kiện thực tế ảo không giới hạn số lượt tiếp cận

3. Những sự kiện phù hợp để tổ chức sự kiện thực tế ảo

3.1. Sự kiện mang tính hướng dẫn

Đây là loại sự kiện thường được sử dụng để doanh nghiệp ra mắt một sản phẩm mới, trả lời những câu hỏi thường gặp hoặc tiết lộ các cách sử dụng và tối ưu hóa sản phẩm. Virtual Event với chủ đề hướng dẫn, Q&A, thủ thuật sẽ là một lựa chọn hợp lý. Bạn hoàn toàn có thể thu thập câu hỏi của người xem ngay lập tức.

3.2. Sự kiện mang tính giáo dục, đào tạo

Các hội thảo, workshop và các khóa học là những hình thức sự kiện cũng rất thích hợp để tổ chức Virtual Event. Tuy nhiên, đây là chủ đề có phần phức tạp hơn. Nó cung cấp các kiến thức chuyên sâu về một chủ đề cụ thể, hoặc một bộ kỹ năng, công cụ làm việc. Để tổ chức sự kiện thực tế ảo với chủ đề này đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sự kiện ảo mang tính giáo dục
Sự kiện ảo mang tính giáo dục

3.3. Sự kiện hỏi đáp, phỏng vấn

Sự kiện sẽ cần sự góp mặt của các chuyên gia để chia sẻ kiến thức theo dạng hỏi đáp trực tiếp. Tổ chức một sự kiện theo dạng “Hỏi tôi bất cứ điều gì” (AMA) trên các nền tảng mạng xã hội để thu hút tương tác trực tiếp với công chúng hoặc có thể làm hấp dẫn hơn bằng các diễn giả nổi tiếng hoặc nghệ sĩ để tham gia nói chuyện và biểu diễn trong sự kiện của bạn.

3.4. Hội nghị và các show biểu diễn

Điển hình là sự kiện âm nhạc điện tử lớn nhất thế giới Tomorrowland.  Tomorrowland đã chuyển qua tổ chức theo hình thức trực tuyến với các DJ chơi nhạc tại chính studio của họ và những người xem sẽ được thưởng thức qua phát trực tiếp. Sự kiện này đã có tới hàng triệu người tham dự. Điều đó khẳng định sức ảnh hưởng của Virtual Event không kém gì các sự kiện thực tế.

Show biểu diễn thực tế ảo
Show biểu diễn thực tế ảo

4. Các yếu tố tạo nên sự kiện thực tế ảo thành công

  • Có kế hoạch triển khai bài bản
  • Sở hữu ekip vận hành chuyên nghiệp
  • Chọn thời điểm thích hợp
  • Chiến lược truyền thông có đầu tư
  • Có sự chuẩn bị trước cho các trường hợp trục trặc kỹ thuật
  • Có quy trình hướng dẫn người xem
  • Đừng quên tăng tính tương tác cho sự kiện

5. Tổng kết

Cùng với sự phát triển của công nghệ, Virtual Event chính là tương lai của ngành sự kiện. Nó sở hữu những tính năng, hiệu quả ưu việt. Việc chuyển dịch này sẽ không còn là một mong muốn xa vời nữa mà sẽ chỉ cần một thời gian ngắn mà thôi.

CBM Branding vừa cung cấp cho bạn thông tin về sự kiện thực tế ảo. Hy vọng đã giúp bạn có thêm nhiều góc nhìn mới. CBM Branding đã có hơn 06 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing, truyền thông, thương hiệu.

LIÊN HỆ NGAY với CBM Branding để được tư vấn những giải pháp phù hợp, tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!